1、進口許可證和出口許可證：

某些國家對特定商品的進口和出口需要許可證。出口商和進口商需要了解并遵守相關規定。

出口許可證是由國家對外經貿行政管理部門代表國家統一簽發的、批準某項商品出口的具有法律效力的證明文件，也是海關查驗放行出口貨物和銀行辦理結匯的依據。根據國家規定，凡是國家宣布實行出口許可證管理的商品，不管任何單位或個人，也不分任何貿易方式（對外加工裝配方式，按有關規定辦理），出口前均須申領出口許可證；非外貿經營單位或個人運往國外的貨物，不論該商品是否實行出口許可證管理，價值在人民幣1000元以上的，一律須申領出口許可證；屬于個人隨身攜帶出境或郵寄出境的商品，除符合海關規定自用、合理數量范圍外，也都應申領出口許可證。

2、信用證：

信用證是由進口商的銀行開具的，承諾在符合合同條件的情況下支付貨款。這是一種重要的付款保障機制。

以信用證為結算式的，在信用證開出并抵達出口商（信用證受益人）的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉交出口商。

3、合同：

如系賣方制作，可稱為銷售確認書(SALESCONFIRMATION)，買方出具則可稱為采購確認(PURCHASEDCONFIRMATION)。

除了與國內銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間、地點、交易貨物品名、付款方式、違約責任以外，還可以根據不同產品的特點附加條款。此外，正式的外貿合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規定等細則。

對于容易在裝卸和儲運過程中發生短缺的散貨如礦產、糧農副產品等，合同中往往還會附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數量和金額的基礎上，有若干幅度的差異，Zui后按照實際交貨量來結算。

比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允許多交或少交5%。

理論上，合同應該“一式兩份，雙方各執一份經簽章的正本為憑”，可在外貿實務中不大苛求照搬執行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業信用，以及預付款、信用證等實質的把控手段。

合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信用證開出后生效”等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發作為詢價工具。

碰到這樣的合同，不必當真，預留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。

4、發票：

出口發票是一份詳細列出了商品名稱、數量、價格和總值的文件，用于結算和海關申報。它通常需要包括出口商和進口商的信息。

發票常見種類：商業發票、海關發票、領事發票（主要用于拉美國家）、形式發票（不具有法律效力）、廠商發票、聯合發票（主要用于港澳地區出口）。

商業發票(COMMERCIALLNVOICE)

商業發票是國際貿易中非常重要的文件，對于海關申報和付款都至關重要。它有助于確保交易的透明性和合法性，并為進口國的海關提供了必要的信息，以便對貨物進行監管和審批。此外，商業發票也是進口商和出口商之間的合同文件，規定了雙方之間的權利和責任。

發票必須注明一個發票號碼（自己擬定），出票時間。可以按照需要一式幾份，由若干正本和副本組成的，應注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。

發票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯當查”，即此份發票如有錯漏允許更改。

形式發票(PROFORMAINVOICE)

形式發票的用處一是類似于單方面合同，作為報價和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認形式發票”的形式作為合同。

可以根據需要在空白處以“REMARK”加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進一步落實交易。此外，對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發票來做前期申請。

在采用國際快遞寄送貨物的時候，也需要附上形式發票，作為快遞公司統一報關計用。

5、裝箱單：

裝箱單詳細列出了每個貨物包裝箱的內容，包括商品描述、數量和包裝方式。這有助于海關檢查和貨物跟蹤。

6、運輸單據：

這包括提單（海運）、空運單（空運）、貨運單（陸運）等。它們證明貨物的所有權和貨物的裝運和交付。

7、檢驗證書：

在一些國際貿易中，特別是涉及食品、藥品和化工產品等高風險商品時，質檢證書是必需的，以保證買賣雙方的利益和消費者的安全。

在我國，這類證明一般由中國進出口商品檢驗局出具，如合同或信用證無特別規定，也可區分不同情況， 由進出口公司或生產企業出具，但應注意證書的名稱及所列項目或檢驗結果， 應與合同及信用證規定相同。

目前我國簽發的檢驗證書有：

品質檢驗證書(Inspection Certificate of Quality)

重量或數量檢驗證書(Inspection Certificate of Weight or Quantity)

包裝檢驗證書(Inspection Certificate of packing)

獸醫檢驗證書(Veterinary Inspection Certificate)

衛生檢驗證書(Sanitary Inspection Certificate)

消毒檢驗證書(Disinfection Inspection Certificate)

熏蒸檢驗證書(Inspection Certificate of Fumigation)

溫度檢驗證書(Inspection Certificate of Temperature)

殘損檢驗證書(Inspection Certificate on Damaged Cargo)

船艙檢驗證書(Inspection Certificate on Tank/Hold)

貨載衡量檢驗證書(Inspection Certificate on Cargo Weight &Measurement)

價值檢驗證書(Certificate of Value)

8、原產地證明：

原產地證明文件證明了商品的制造或生產地點，通常是為了享受特定的關稅優惠或符合進口國的法規要求。

9、保險單：

貨物運輸保險單用于保護貨物在運輸過程中的損失或損害。這可以是出口商或進口商購買的。

10、貨物證明書：

貨物證明書用于證明貨物的品質、規格、包裝和數量，通常由制造商或供應商提供。

11、清關文件：

包括報關單、進口證明書和其他與海關申報相關的文件，以確保貨物合法進入目標國家。

12、其他文件：

根據具體貿易交易和國家要求，可能需要其他特定的單證和文件，如衛生證書、動植物檢疫證書等。